Denne guide viser, hvordan du afstemmer jeres balancekonto i Bookli for en måned ud fra invoice date (booking-/fakturadato). Du bruger tre kilder: afstemningsrapporten fra Bookli, platformfakturaen for perioden og udbetalingsoversigten.
Formålet er at bevise, at bevægelsen på balancekontoen i perioden svarer til det, I har modtaget i kortbetalinger, fratrukket de gebyrer, der er overført til Bookli, og de udbetalinger, der er sendt til jeres bankkonto.
Afstemningen kan opstilles som én simpel beregning:
+ Kortbetalinger (inkl. refunderinger)
− Gebyrer overført til Bookli
− Udbetalinger til bankkontoen
= Bevægelse på balancekontoen i perioden
Resultatet sammenlignes med Transactions in period (Invoice date) i afstemningsrapporten.
Alle tal i denne guide er eksempler. Dine egne tal vil se anderledes ud.
Du skal bruge følgende for den måned, du afstemmer (f.eks. 01-08 – 31-08):
Kilde (klik for at gå til siden) | Hvad skal du bruge fra den |
Saldoopgørelsen øverst (Transactions in period) | |
Den grønne boks (Betalinger) og den orange boks (Gebyrer overført til Bookli) | |
Alle udbetalinger til bankkontoen i perioden |
Øverst i afstemningsrapporten er der to kolonner i saldoopgørelsen:
Kolonne | Betydning |
Invoice date | Den teoretiske saldo, som hvis alle transaktioner blev afregnet på deres booking-/fakturadato. Åbning + transaktioner i perioden = lukning. |
Settled (value date) | Den faktiske saldo hos betalingsudbyderen. Kortbetalinger og refunderinger afregnes typisk T+2 bankdage efter bookingdatoen, mens overførsler og udbetalinger afregnes samme dag. |
I denne guide bruger vi Invoice date, fordi platformfakturaen også er opgjort på booking-/fakturadato. Dermed sammenligner du tal, der er opgjort på samme måde, og du slipper for forskydninger på grund af betalingskortafregning bankdage omkring månedsskiftet.
Træk afstemningsrapporten for perioden. Øverst finder du saldoopgørelsen. Noter tallet i rækken Transactions in period i kolonnen Invoice date. Det er det tal, du skal afstemme imod.
Eksempel:
Kontrollér, at Difference er 0,00. Hvis den ikke er det, er rapporten ikke trukket korrekt, og du bør trække den igen, før du fortsætter.
Åbn platformfakturaen (PDF) for perioden og gå til siden Betalinger modtaget i perioden (den grønne boks). I rækken Sum af betalinger finder du:
Betalt med kort
Refunderet med kort
Læg de to tal sammen.
Eksempel:
⚠ Brug kun kortkolonnerne. Betalinger og refunderinger med point skal ikke med, fordi point ikke er penge, der bevæger sig på balancekontoen. Det samme gælder Bookinger udenfor systemet, som er registreret som betalt (f.eks. manuelle banebookinger). De er ikke betalt gennem Bookli.
Gå til siden Service fee & Gebyrspecifikation (den orange boks). Find rækken Sum af gebyrer i kolonnen Gebyrer overført til Bookli i perioden.
⚠ Brug kolonnen "Gebyrer overført til Bookli", ikke "Gebyrer udstedt". Nogle gebyrer (f.eks. bane/lokale pr. stk. og adgangskontrol) bliver faktureret, men ikke trukket fra balancekontoen.
Find alle udbetalinger til jeres bankkonto i perioden i udbetalingsoversigten, og læg dem sammen.
Eksempel:
Træk gebyrer og udbetalinger fra kortbetalingerne:
Beskrivelse | Beløb |
+ Kortbetalinger i alt (trin 2) | 350.324,45 |
- Gebyrer overført til Bookli (trin 3) | -17.342,18 |
- Udbetalinger i alt (trin 4) | -345.103,00 |
Beregnet bevægelse på balancekontoen | -12.120,73 |
Sammenlign derefter med Transactions in period (Invoice date) fra trin 1:
Beskrivelse | Beløb |
Beregnet bevægelse på balancekontoen | -12.120,73 |
Transactions in period (Invoice date) | -12.188,41 |
Difference | 67,68 |
Hvis forskellen er 0,00, er balancekontoen afstemt. Små differencer kan forekomme på grund af fx afrundingsfejl og i nogle tilfælde også hvis gebyrer for en kortbetaling lander nogle dage senere ved en fejl. Vi forbedrer aktivt vores håndtering af de her “mindre” posteringer, så rapporter i henter bliver mere præcise med tiden.
En lille forskel er normal og skyldes typisk, at platformfakturaen og afstemningsrapporten ikke placerer præcis de samme transaktioner i perioden. Det sker oftest omkring månedsskiftet.
Typiske årsager:
Årsag | Forklaring |
Tidsforskydning ved månedsskiftet | En betaling eller refundering foretaget sent den sidste dag i måneden kan være registreret i forskellige perioder i de to kilder, f.eks. på grund af tidszoner eller forsikelser i betalingsnetværket. |
Refunderinger | En refundering kan være oprettet i én periode i Bookli og være behandlet i en anden periode på balancekontoen. Dette er dog meget sjældent, og skyldes forsinkelser i svar fra slutkundens bank. |
Betalinger fra før periodens start | Platformfakturaen viser, hvor meget af betalingerne der vedrører omsætning fra før periodens start. Det kan påvirke, hvilke betalinger der indgår i perioden. |
Manuelle overførsler | kan opstå hvis der laves manuelle korrektioner af Bookli’s support, men kun i enkelte tilfælde. |
Find Transactions in period (Invoice date) i afstemningsrapporten.
Find betalt med kort + refunderet med kort i den grønne boks i platformfakturaen.
Find Gebyrer overført til Bookli i den orange boks i platformfakturaen.
Find summen af udbetalinger i perioden i udbetalingsoversigten.
Beregn: kortbetalinger − gebyrer overført til Bookli − udbetalinger.
Sammenlign resultatet med Transactions in period (Invoice date), og undersøg en eventuel forskel.