Platformsfakturaen viser jeres økonomi i Bookli for en periode: hvad der er solgt, hvad der er betalt, og hvad Bookli har trukket i service fees, gebyrer og øvrige faste omkostninger.
Den findes i to udgaver med samme opbygning.
Proformafakturaen henter I selv i Bookli for den periode, I vælger.
Den er foreløbig — brug den til at følge med og afstemme undervejs.
Den månedlige faktura sendes på mail efter månedsskift, dækker hele måneden og er den endelige. Det er den, bogholderiet skal bruge.
Tallene kan derfor afvige en smule mellem de to, hvis der er kommet betalinger eller refunderinger ind, efter I hentede proformafakturaen.
Bemærk: Ingen af de to fakturaer er en opkrævning.
Beløbene er allerede afregnet løbende — fakturaen er udelukkende en specifikation af gebyrer og omkostninger, så I kan afstemme og bogføre.
Den sendes som standard til hovedmailen på klubben / lokationen (indtaste helt tilbage fra oprettelsen på Bookli)
Vil I gerne have den sendt til en anden adresse?
Så skriver I blot til [email protected] med den mailadresse, fakturaen skal gå til.
Så sætter vi det op for jer.
I forbindelse med overgangen til Adyen som betalingsinfrastruktur-partner er Bookli overgået til et nyt internt regnskabssystem.
Det muliggør mere præcis håndtering af økonomi på tværs af platformen samt en lang række nye funktioner.
Det betyder, at alle transaktioner, der er gennemført efter klubbens overgang til Adyen, ikke vil fremgå af den gamle proforma faktura.
De vil i stedet fremgå af den nye proforma platformsfaktura
De nye platform faktura:
Kan findes her: https://bookli.app/c/economy/reports.
De gamle Stripe platform faktura:
Kan findes her : “Indstillinger” → “Platform faktura (kun til tidligere Stripe kunder")”
https://bookli.app/c/settings/platform-invoices
Længere nede i artiklen finder I en beskrivelse af hver linje på fakturaen.
Men først er det vigtigt at forstå konceptet, som helt grundlæggende adskiller det nye system fra det gamle.
I Bookli skelner vi mellem fakturaer og betalinger som to separate ting.
Faktura: Når en kunde foretager en booking, genererer vi en faktura.
Betaling: Når kunden derefter gennemfører betalingen, genererer vi en betaling, som er knyttet til fakturaen.
Denne tilgang minder om den måde, de fleste allerede arbejder på i egne regnskabssystemer, og stemmer godt overens med gældende regnskabs- og momsregler.
Samtidig giver det større fleksibilitet i forhold til nye funktioner i Bookli.
Det betyder dog også, at betalinger ikke nødvendigvis finder sted på samme dato, som fakturaen blev genereret.
F.eks ved “split betalinger mellem deltagere” på en booking vil det ikke være tilfældet, da beløbet for bookingen blot reserveres indtil to timer efter bookingen er afsluttet.
Det samme gælder også, hvis en kundes kort / bank afviser betalingen for en medlemskabsfornyelse.
Ovenstående koncept vedr faktura vs betaling bliver brugt f.eks. i platform fakturaen, som altid opgøres over en periode.
På side 3 og 4 opgøres al omsætning (alle faktura) og betalinger i perioden i hver sin boks.
Forskellen ligger i:
Omsætning | “Omsætning" dækker over bookinger og andet salg, som er foretaget i perioden, men ikke nødvendigvis betalt endnu. |
Betalinger | "Betalinger" dækker over omsætning, som reelt er betalt i perioden. |
Side 1 er en oversigt over service fee / gebyrer / omkostninger til Bookli i perioden.
Et eksempel på en fakturas side 1:
Beskrivelse af hvad de forskellige felter dækker over:
Begreb | Hvad dækker det over |
Service fee på bane/lokalebookinger | Det samlede beløb for service fees, som der er opkrævet på bane/lokalebookinger i perioden. |
Service fee på aktivitetsbookinger | Det samlede beløb for service fees, som der er opkrævet på aktivitetsbookinger i perioden. |
Gebyr på medlemskabsbetalinger (m. mulighed for rabatbookinger) | Det samlede beløb (og antal) gebyrer, som er faktureret på betalinger for medlemskaber i perioden. |
Gebyr på medlemskabsbetalinger (m. mulighed for gratis bookinger) | Det samlede beløb (og antal) gebyrer, som der er faktureret på betalinger for medlemskaber i perioden. |
Betalingsgebyr | Det samlede betalingsgebyr for alle betalinger, der er foretaget i perioden. |
Basisabonnement | Basisbetaling for brug af Bookli som system |
Bane/lokale pr. stk. | Betaling pr bane / lokale i brug i Bookli |
Adgangskontrol | Betaling for adgangskontrol funktioner |
Infoskærm pr. stk. | Betaling for pr. infoskærm i brug via Bookli |
Økonomiintegration | Betaling for økonomiintegration |
Rangliste | Betaling for ranglistefunktion |
SMS/RCS | Antal sms sendt i perioden, og hvad de har kostet |
Side 2 er en udvidet oversigt over service fee / gebyrer / omkostninger til Bookli i perioden.
Den er splittet op i to kolonner:
Gebyrer, der er udstedt i perioden
Gebyrer, der er overført til Bookli i perioden
Formålet med denne specifikation er:
At se forskellen på hvilke gebyrer, der er udstedt på faktura og hvor mange af dem, der rent faktisk er blevet opkrævet (da vi først trækker gebyret, når slutbrugerens betaling bliver endelig trukket på slutbrugerens kort).
Et eksempel på den orange service fee & gebyrspecifikation boks:
Beskrivelse af hvad de forskellige felter dækker over:
Se tabel ovenover for side 1 - begreberne er de samme.
“Omsætning" dækker over bookinger og andet salg, som er foretaget i perioden, men ikke nødvendigvis betalt endnu.
Det vil sige alle “fakturaer” Bookli udsteder i perioden.
Bemærk! Disse tal er eksklusiv service fee og inkl moms.
Eksempel på den blå omsætning boks:
De tre ”betalingssøjler” i den grå række defineres således:
Begreb | Hvad dækker det over? |
Betalt med kort | Hvad der er solgt og betalt med kort i perioden |
Betalt med point | Hvad der er solgt og betalt med point i perioden |
Afventer betaling | Hvad der er solgt i perioden, hvor betalingen “afventer “/ ikke er på plads endnu. |
Begreberne i den første kolonne nedad defineres således
Begreb | Hvad dækker det over? |
Bane/lokalebooking | Den samlede omsætning for perioden, som vedrører bane/lokalebookinger. |
Aktiviteter | Den samlede omsætning for perioden, som vedrører aktivitetsbookinger. |
Medlemskaber | Den samlede omsætning for perioden, som vedrører medlemskaber. |
Andet (f.eks. bøder, andre services) | Den samlede omsætning for perioden, som ikke er indeholdt i ovenstående linjer. |
Herefter kommer de forskellige sumbeløb nedad
Sum af omsætning | Den samlede omsætning for de ovenstående 4 kategorier. |
+ Service Fee Gebyrer (Dækket af brugerne) | Bookli opkræver et service fee på alle bookinger. |
Sum af omsætning inkl Service fee | Den samlede omsætning inkl. service fee. |
+ Bookinger med eksterne betalinger | Summen af alle bookinger, hvor betalingen er sat til at foregå uden for systemet (udenfor Bookli). |
Samlet omsætning | Den samlede sum |
Pointsalg har sin egen boks uden for den blå omsætning boks, fordi point er et "værdibevis".
Salg af point er altså ikke inkluderet i den blå omsætning boks.
Modtagne betalinger for pointsalg er inkluderet i “Betalinger“ (den grønne boks på side 4).
Et eksempel på den lilla pointsalg boks:
Begreb | Hvad dækker det over? |
Salg af point gennem Bookli | Den samlede omsætning ved salg af point i perioden |
Point manuelt tilføjet til brugere / brugergrupper | Point manuelt tilføjet til brugere / brugergrupper |
Point manuelt fjernet fra brugere / brugergrupper | Point manuelt fjernet fra brugere / brugergrupper |
"Betalinger" dækker - som tidligere nævnt - over omsætning, som reelt er betalt i perioden Bemærk! Disse tal er inklusiv service fee og moms.
Et eksempel på den grønne betalinger boks:
De fire ”betalingssøjler” i den grå række dækker over:
Begreb | Hvad dækker det over? |
Betalt med kort | Viser summen af alle betalinger foretaget i perioden betalt med kort |
Refunderet med kort | Viser summen af alle refunderinger foretaget i perioden udbetalt via kort |
Betalt med point | Viser summen af alle betalinger foretaget i perioden - betalt med point |
Refunderet med point | Viser summen af alle refunderinger foretaget i perioden udbetalt via point |
Bemærk: I modsætning til side 3 står refunderinger her i egne søjler.
Begreberne i den første kolonne nedad defineres således
Bane/lokalebooking | Summen af betalinger for perioden, som vedrører bane/lokalebookinger. |
Aktiviteter | Summen af betalinger for perioden, som vedrører aktivitetsbookinger. |
Medlemskaber | Summen af betalinger for perioden, som vedrører medlemskaber |
Pointkøb | Summen af betalinger for perioden, som vedrører pointkøb |
Andet (f.eks. bøder, andre services) | Summen af betalinger for perioden, som ikke er indeholdt i ovenstående linjer. |
Sum af betalinger | Summen af alle betalinger |
+ Bookinger udenfor systemet, som er registreret som betalt | Summen af alle bookinger, hvor betalingen er sat til at foregå uden for systemet (uden for Bookli), og som er markeret som betalt. |
Betalinger samlet | Den samlede sum |
Den grå statistik box er til andre nøgletal for perioden.
Et eksempel på den grå statistik box:
Begreb | Hvad dækker det over |
Antal bane/lokalebookinger | Det samlede antal bane/lokalebookinger foretaget i perioden. |
Antal deltagerpladser på bane / lokalebookinger | Det samlede antal deltagerpladser, der var på de bane/lokalebookinger der er foretaget i perioden. |
Antal aktivitetsbookinger (antal deltagere) | Det samlede antal aktivitetsbookinger foretaget i perioden. |
Antal deltagere på aktivitetsbookinger | Det samlede antal deltagere, der var på aktivitetsbookinger, foretaget i perioden Dette inkluderer ikke tilmeldinger, som er lavet af en admin. |
Antal medlemskabsbetalinger (m. mulighed for rabatbookinger) | Det samlede antal medlemskabsbetalinger foretaget i perioden, hvor medlemskabet giver mindre end 100% rabat på alle bookinger. |
Antal medlemskabsbetalinger (m. mulighed for gratis bookinger) | Det samlede antal medlemskabsbetalinger foretaget i perioden, hvor medlemskabet giver 100% rabat på en eller flere parametre. |
Antal pointkøb | Det samlede antal pointkøb i perioden |
Med udbetalingerne fra Adyen henviser vi altid først og fremmest til afstemme med Udbetalingsoversigten på https://bookli.app/c/economy/payouts
Hvis man gerne vil sammenligne med platforma fakturaerne, skal man kigge på side 4 i den grønne boks omkring betalinger i perioden.
Det er dog svært at ramme det præcise tal, da der skal også skal tages hensyn til balancekontoen (de penge Adyen holder tilbage)
Men der kan laves følgende cirka udregning:
Summen af “betalt med kort”
Minus summen af “refunderet med kort”
Minus summen af månedlige gebyrer for Bookli
I kan læse mere om, hvordan Adyen Udbetalingerne regnes sammen her:
Udbetalingerne fra Bookli - hvordan virker det?
